Privacyverklaring IT's Teamwork & BusinessITScan

Privacyverklaring en Verwerkersovereenkomst

  1. Inleiding. Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de Relaties, Relaties, gebruikers en bezoekers van onze websites/diensten van groot belang is voor onze activiteiten. Wij hechten derhalve groot belang aan de bescherming van de privacy van u, onze Relaties, Relaties, gebruikers en bezoekers. Wij gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verkrijgen. Wij verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de AVG en de geldende privacywetgeving en –regelingen.
  2. Inhoud. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, alsmede op welke wijze en met welke doelen en op basis van welke gronden wij dat doen. Daarnaast is uiteengezet hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, of wij deze gegevens met derden delen, welke rechten u hebt, en hoe wij omgaan met wijzigingen, vragen en klachten.
  3. Persoonsgegevens. In de sneak preview BusinessITScan® kan één persoon persoonsgegevens vastleggen. Dit betreft voornaam, achternaam, functie, rol, email-adres en telefoonnummer. In de volledige BusinessITScan® kunnen betrokkenen door deze persoon (“de Coördinator”) worden uitgenodigd om hun meningen en voorstellen in te voeren. De reden hiervoor is dat dit het inzicht en draagvlak in een organisatie stimuleert. De Coördinator voert van de betrokkenen in: voornaam, achternaam, functie, rol, email-adres, organisatie-onderdeel en locatie. Verdere persoonsgegevens worden niet verzameld. Desgewenst kan een betrokkene in de BusinessITScan® zijn/haar profiel oproepen en dat anonimiseren. Dit geeft echter beperkingen voor de dialoog in uw organisatie over door deze betrokkene ingevoerde toelichtingen en verbetervoorstellen. Partners van IT’s Teamwork kunnen hun Relaties voor de sneak preview BusinessITScan® of de volledige BusinessITScan® uitnodigen, door – met toestemming van de Relatie - de persoonsgegevens in te voeren. Indien deze toestemming nog niet is verstrekt, behoort de Partner “relatie van” in het veld “Voornaam” en “van Partnernaam” in het veld “Achternaam” in te voeren. De Relatie kan deze gegevens later in de BusinessITScan® aanpassen. Een Relatie van een Partner wordt Relatie van IT’s Teamwork bij gebruik van de BusinessITScan®.
  4. Toegang tot gegevens. Relatie geeft toestemming dat IT’s Teamwork toegang tot de gegevens heeft, bijvoorbeeld om betrokkenen indien gewenst te assisteren. Wanneer de Relatie via een Partner de BusinessITScan® heeft gestart en/of bevestigt, dan wordt de Partner daarvan automatisch op de hoogte gebracht. Wanneer een Partner van IT’s Teamwork zijn Relatie heeft uitgenodigd dan kan deze Partner deze Relatie begeleiden, Persoonsgegevens inzien, en de resultaten van de BusinesITScan® inzien mits de Partner dat bij uitnodiging instelde. De Relatie kan de toestemming hiertoe bij het onderdeel “Afsluitende vragen” in de BusinessITScan® bevestigen of aanpassen.. Zie ook paragraaf 6 en paragraaf 9. IT’s Teamwork kan Verwerkers en Subverwerkers inschakelen, Relatie  is daarmee op voorhand akkoord.
  5. Doel van gegevensverzameling. De Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om de Afnemer te (laten) benaderen over de BusinessITScan® en/of andere diensten van ITs Teamwork of een Partner van IT’s Teamwork. De persoonsgegevens in de volledige BusinessITScan® worden gebruikt om betrokkenen voor een rolafhankelijk deel van de BusinessITScan® uit te nodigen, zij zijn in het adviesrapport vermeld. Alleen als zij toelichtingen en/of verbetervoorstellen invoeren wordt bij hun tekst ook hun naam zichtbaar in het adviesrapport, zodat hun toelichting en/of verbetervoorstel met diegene verder afgestemd kan worden. Verder zijn individuele antwoorden op gesloten vragen in het adviesrapport niet herleidbaar tot een specifieke betrokkene. Alle ingevoerde gegevens worden gebruikt om de Afnemer mee te adviseren. Gegevens kunnen geanonimiseerd en niet herleidbaar worden gebruikt om trends mee te analyseren danwel laten analyseren, en publiceren danwel laten publiceren, en/of om de BusinessITScan® mee te verbeteren tijdens of na het einde van de Looptijd.
  6. Interesses van Afnemer. In de BusinessITScan® kan de Coördinator desgewenst expliciet belangstelling vastleggen voor informatie via emailmarketing van en/of persoonlijk contact met IT’s Teamwork of een IT’s Teamwork Partner. Ook kan de Coördinator van Afnemer vastleggen of contactgegevens en/of de resultaten van de BusinessITScan® van de Afnemer gedeeld kunnen worden met een Partner.
  7. Eigendom van gegevens. Ingevoerde Persoonsgegevens blijven eigendom van Afnemer.  BusinessITScan-antwoorden worden eigendom van IT’s Teamwork. Ingeval van eventuele verkoop of overgang van onderneming worden (persoons)gegevens overgedragen, u wordt daarover dan geïnformeerd en geeft hiervoor al op voorhand toestemming.
  8. Gegevensopslag. Afnemer is ervan op de hoogte dat de ingevoerde gegevens in Nederland worden opgeslagen op de servers van IT’s Teamwork en/of onderaannemers (bewerkers). IT’s Teamwork vindt het belangrijk dat hiermee (ook door bewerkers) zo zorgvuldig mogelijk word omgaan. Gegevens worden in backup bewaard gedurende minimaal 90 dagen.
  9. Verwerkingsverantwoordelijkheid. De Afnemer is als Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679). De Coördinator die Persoonsgegevens van betrokkenen bij Afnemer invoert, is hiervoor aanspreekpunt. IT’s Teamwork is Verwerker in de zin van de AVG en verbindt zich om de door Afnemer ingevoerde Persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig te verwerken. Indien een Partner van IT’s Teamwork de Afnemer uitnodigde en indien Afnemer toestemming gaf (zie paragraaf 4), is deze Partner Sub-verwerker in de zin van de AVG. Indien Afnemer en Partner verder (gaan) samenwerken sluiten zij onderling een passende overeenkomst, waarvoor IT’s Teamwork geen verantwoordelijkheid draagt. 
  10. Rechten op grond van de AVG. Verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, gegevensoverdracht en/of stopzetting van gegevensgebruik kunt u indienen bij privacy@itsteamwork.nl.  Als Afnemer ervoor kiest dat de Persoonsgegevens of een deel van de Persoonsgegevens aan Afnemer ter beschikking dienen te worden gesteld, zal IT’s Teamwork de Persoonsgegevens in een bruikbaar bestandsformaat aan de Afnemer leveren. Indien Afnemer BusinessITScan-antwoorden wil ontvangen voor verdere analyse, zal IT’s Teamwork daaraan meewerken mits de rechten van de gebruikersvoorwaarden niet geschonden worden. Afnemer zal daarvoor een redelijke vergoeding aan IT’s Teamwork betalen.
  11. Belangrijk aandachtspunt ten aanzien van vernietiging van gegevens. BusinessITScan® biedt een Prioriteiten&Actiemodule en een Hermetingsmodule. Deze gebruiken de gegevens van het eerste Abonnement, zodat u Prioriteiten&Acties kunt volgen en progressie kunt meten.
  12. Ter beschikking stellen van gegevens aan Partners. De Coördinator kan bij afronding van de  BusinessITScan® vastleggen of IT’s Teamwork de Persoonsgegevens van de Coördinator en BusinessITScan-antwoorden van Afnemer ter beschikking mag stellen aan Partners. IT’s Teamwork is met deze Partners geheimhouding overeengekomen zoals vermeld in artikel 12 van de Algemene Voorwaarden. Met Partners die (zie paragraaf 9) Afnemer uitnodigden, is IT’s Teamwork een Subverwerkersovereenkomst overeengekomen.
  13. Inbreuk. In geval van een Inbreuk, informeert IT’s Teamwork de Afnemer binnen 24 uur, nadat IT’s Teamwork daarvan kennis heeft genomen. Passende maatregelen zullen zo spoedig mogelijk worden getroffen.
  14. Auditrecht. IT’s Teamwork staat toe dat de Afnemer of een onafhankelijke register EDP-auditor op kosten van Afnemer een audit uitvoert naar de vraag of IT’s Teamwork in overeenstemming handelt met de Privacyvoorwaarden, de AVG en/of andere wet- en regelgeving waarin eisen aan het verwerken van Persoonsgegevens worden gesteld. IT’s Teamwork verleent in dit verband binnen een redelijke termijn alle door de Afnemer verlangde medewerking. Afnemer verplicht zich om aan IT’s Teamwork een redelijke vergoeding te betalen ter dekking van de kosten van IT’s Teamwork..
  15. Wijzigingen in deze Privacyverklaring. Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring op elk gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen. Wij adviseren u daarom regelmatig de website te bezoeken om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
  16. Vragen en/of klachten. Voor al uw vragen en/of opmerkingen en klachten kunt u contact opnemen met IT’s Teamwork via privacy@itsteamwork.nl.