PartsPoint Group is een internationaal opererend bedrijf, gespecialiseerd in de distributie en verkoop van auto-onderdelen en autoaccessoires. PartsPoint is eigenaar van diverse merken, formules en ketens in dit competitieve en gespecialiseerde vakgebied: AD Nederland, Brezan, Stadegaard en TC Automotive. PartsPoint loopt voorop in de ontwikkelingen die door de markt worden gevraagd. Eén van die ontwikkelingen is schaalvergroting; volume en inkoopkracht zijn doorslaggevend voor de gezonde onderneming die PartsPoint is. PartsPoint is onderdeel van Automotive Alliance Group.

Director Central Operations (COO) Peter Meyer is in de directie onder andere verantwoordelijk voor IT.

Peter Meyer vertelt: ‘Er was een aantal aanleidingen om een interim IT-manager in te zetten. Ten eerste merkte de directie dat de IT-afdeling van zeer goede wil was, maar overvraagd. Ten tweede ervaarden we regelmatig IT-storingen, en overwogen we de mogelijkheden van cloud computing. Ten derde wilden we de 38 winkels van USN overnemen en succesvol integreren. Die combinatie van uitdagingen vroeg om duidelijke koersbepaling en leiderschap. We wilden van deze uitdagingen een kans maken en hebben Arjen Wierikx van onze partner Mondea gevraagd om mee te denken. Na een korte analyse stelde Arjen voor om Mondea associate Anton Dijkhuis in te zetten als interim IT-manager. Hij leidde de IT-afdeling gedurende 11 maanden.

‘In korte tijd heeft de interim IT-manager een beeld gevormd van de organisatorische en technische situatie. De directie heeft toen op zijn advies een motto voor de bedrijfskundige ontwikkeling geformuleerd: "Van turbulente groei naar winstgevende stabiliteit". Daarmee is een aantal duidelijke keuzes gemaakt: welke initiatieven voegen het meeste waarde toe aan onze organisatie, en welke niet? Dat heeft de focus van de directie en de IT-afdeling verbeterd. Met degelijke maar pragmatische maatregelen zijn de IT-storingen opgelost. Met de uitgebreide ervaring die de interim IT-manager had met IT-integraties na overnames, is met veel collega’s een zeer degelijk plan opgezet om een vrijwel foutloze transitie te realiseren.’

‘Goede voorbereiding is het halve werk’, aldus Peter Meyer: ‘in eerste instantie dachten we in vrij korte tijd de overgenomen winkels te kunnen integreren. Maar met de overname van de 38 USN-winkels werden we ook merkeigenaar van een aantal prachtige merken in de automaterialenbranche, kregen we er 250 vakkundige collega’s bij, en natuurlijk wilden we onze nieuwe klanten goed blijven bedienen en de omzet behouden.

Ook logistiek gezien stonden we voor een enorme uitdaging: we zijn alle 38 nieuwe winkels gaan beleveren vanuit hetzelfde centrale magazijn waarmee we al 200 winkels beleverden.’ Peter grinnikt: ‘prachtige topsport dus!’

Na zorgvuldige voorbereiding met een programmamanager en de afdelingen Sales, HR, Logistiek en ICT begon Brezan met het ‘op proef overzetten’ van 1 winkel.

Peter: ‘Alles moest kloppen. Een aantal voorbeelden: de winkelmedewerkers moesten worden opgeleid in de voor hen nieuwe winkelapplicatie, de database moest de juiste klant- en artikelgegevens bevatten, PC-, pin, - en telefonieapparatuur werd vervangen, winkels werden opnieuw ingericht, enzovoorts. Met een slimme speciaal voor dit project ontwikkelde tool (onze zogenaamde ‘Flipperkast’) is dit zeer goed verlopen.

Na de proef konden we in 7 weken alle winkels zorgvuldig en beheerst ‘Brezaniseren’. Het was voor alle afdelingen een complex maar zeer succesvol project waarbij de omzetwaarde behouden is, en dat de onderlinge samenwerking in de organisatie versterkte. Dat succes hebben we samen gevierd met een groot feest.’

Parallel aan de IT-integratie werden diverse verbeteringen aan de IT-infrastructuur en de bedrijfsapplicaties gerealiseerd.

Peter: ‘Dat lijkt een beetje op het reviseren van een rijdende auto: de snelheid van onze organisatie is enorm hoog, dus alle zeer noodzakelijke IT-verbeteringen mochten niet veroorzaken dat onze business stilviel. De interim IT-manager heeft als een echte lijnmanager gewerkt, met veel aandacht en betrokkenheid voor het team. Heel veel medewerkers, waaronder die van IT, kregen een enorme boost van het gedegen aanpakken van projecten. Zo kregen de IT-medewerkers weer plezier en richting. Dat motiveerde enorm om de verbeteringen goed met key users, managers en IT-medewerkers te ontwerpen en te realiseren. De interim IT-manager hebben we bewust ook nauw betrokken bij het vinden en inwerken van de nieuwe vaste IT-manager. Zo is een naadloze overdracht gerealiseerd.

Peter: ‘Gelukkig zijn de IT-storingen verleden tijd, hebben we een duidelijke op de Zes IT-succesfactoren gebaseerde IT-strategie, en een gemotiveerde IT-afdeling die zich meer dan ooit richt op wat de Business vraagt en op wat onze organisatie vooruithelpt!’

Na 11 maanden startte de nieuwe PartsPoint IT-manager. Anton kon zich daarbij richten op het overdragen van taken en verantwoordelijkheden en het afhechten van de door hem succesvol ingezette veranderingen.